ln een gemiddeld bedrijf worden erg veel grootboekrekeningen gebruikt. Als dit willekeurig ingedeeld wordt, werkt het natuurlijk erg onhandig. Je moet dan steeds door honderden grootboekrekeningen bladeren om de juiste te vinden. Om dit te voorkomen, is er een structuur aangebracht in de grootboekrekeningen. Dit gebeurt door middel van een vast schema. Hiervoor krijgt elke grootboekrekening een nummer. Niet zomaar een nummer maar de grootboekrekening wordt geplaatst in een van tien vaststaande rubrieken. Deze rubrieken zijn als volgt onderverdeeld:
Rubriek 0: Vaste activa, Eigen Vermogen, Vreemd vermogen op lange termijn
Rubriek 1: Liquide middelen, Vorderingen op korte termijn, Schulden op korte termijn
Rubriek 2: Tussenrekeningen
Rubriek 3: Voorraden grond- en hulpstoffen
Rubriek 4: Kostensoorten
Rubriek 5: Kostenplaatsen
Rubriek 6: Fabricagerekeningen
Rubriek 7: Voorraden gereed product
Rubriek 8: Verkooprubriek
Rubriek 9: Verlies- en winstrekening
De rubrieken 3, 5 en 6 zullen we in deze cursus niet gaan gebruiken.
Een willekeurig rekeningschema ziet er dan als volgt uit:
Rubriek 0 | Rubriek 1 | Rubriek 2 | Rubriek 4 | Rubriek 7 | Rubriek 8 | Rubriek 9 |
010 Cebouwen 020 Inventaris 040 Auto's 060 Eigen vermögen 065 Privé 080 Hypotheek | 100 Kasgeld 110 Bank 130 Debiteuren 140 Crediteuren | 200 Kruisposten | 410 Overige kosten 420 Verkoopkosten 440 Huisvestingskosten | 700 Voorraden | 800 Inkoopprijs verkopen | 910 Incidentele verliezen en winsten 920 Rente opbrengsten |
Een bedrijf kan de nummering enigszins aanpassen. Dus voor overige kosten mag ook nummer 440 gekozen worden. Wel moet de grootboekrekening altijd in de juiste rubriek blijven staan. Dus alle kostenrekeningen staan altijd in rubriek 4.
Subadministraties
Als we straks naar onze eindbalans kijken, kunnen we zien hoeveel schuld we nog hebben aan leveranciers (grootboekrekening crediteuren) of hoeveel geld we nog tegoed hebben van onze klanten (grootboek debiteuren), Het is voor een onderneming echter heel belangrijk te weten wat per individuele debiteur te vorderen is. Zo geldt dat natuurlijk ook voor de leveranciers, wie heeft wat tegoed van ons. Hiervoor gaan we twee subadministraties voeren, nl: een debiteuren- en crediteurenadministratie.
Debiteurenadministratie
Voor elke debiteur wordt een debiteurenkaart gemaakt volgens onderstaand voorbeeld.
1 305 Firma Van Geesteren
Datum | Omschrijving | Debet | Credit | Saldo |
01-01-2022 04-01-2022 14-01-2022 | Saldo VF VI 8005 Bankafschrift 1 4 ING | € 11.720,00 € 4.586,00 | € 9.586,00 | € 11.720,00 € 16.306,00 € 6.720,00 |
Kolom 1: de datum waarop de mutatie heeft plaatsgevonden
Kolom 2: de omschrijving van de mutatie
Kolom 3: de debetboeking
Kolom 4: de creditboeking
Kolom 5: de stand van zaken tot op dat moment
Natuurlijk worden de boekingsregels toegepast zoals we die bij de grootboeken geleerd hebben.
Als we voor alle debiteuren een dergelijke kaart gemaakt hebben, maken we een saldilijst debiteuren. Hiervoor nemen we alle eindstanden over op een totaaloverzicht. Dit ziet er dan zo uit.
Debiteurnummer | Debiteurnummer | Saldo |
1301 1303 1305 1307 | Van de Made b.v. Kruijssen motorsports Van Geesteren Gebroeders Karsten | € 5.400,00 € 6.540,00 € 6.720,00 € 2.980,00 |
Totaal €21.640,00 |
Het totaal aan vorderingen moet natuurlijk overeenkomen met het bedrag wat op de balans vermeld wordt bij de grootboekrekening debiteuren.
Categorieën
- Acties (3)
- Administratie (5)
- Financieel (9)
- Het grootboek (1)
- Inventaris en balans (4)
- Journaalposten (8)
- Boekingsdocumenten (8)
- Inkoopvactuur (3)
- Verkoopvactuur (2)
- Boekingsdocumenten (8)